Coimo organizar la información en las empresas para crecer

COMO ORGANIZAR LA INFORMACIÓN EN LAS EMPRESAS PARA CRECER

El escenario en que operan las empresas argentinas ha ido mutando en gran medida en las últimas décadas. Así quienes están a cargo del gerenciamiento de las empresas han debido desarrollar su tarea en el marco de una economía cerrada en las décadas de los ’60 y ’70, lo que impidió que el empresario se acostumbre a competir, obligándolos a incrementar la eficiencia. La economía inflacionaria de Argentina en la década de los ’80 centró los esfuerzos de los empresarios en la supervivencia financiera en lugar de la generación de riqueza. En los ’90, la apertura económica y la globalización en que nos encontramos insertos en el 2.000, nos exigen estilos directivos más racionales, ya no sirve moverse exclusivamente siguiendo la intuición.

Las empresas radicadas en países en desarrollo, como el nuestro, se encuentran, operando en un contexto caracterizado por una alta incertidumbre de productos y mercados y con una alta competencia por parte de las empresas extranjeras. Es así que quienes las dirigen deben adaptarse rápidamente a los últimos conceptos en gerenciamiento.

Se trata, principalmente, de mejorar los sistemas de control y de mediciones del desempeño de las distintas áreas de la empresa por parte de la gerencia. La adopción de herramientas de planeamiento y control más sofisticadas ayudará a los directivos a pensar estratégicamente e implementar de manera óptima las ideas.
Es necesario saber seleccionar y organizar la información., para una mejor dirección por excepción y aprovechando las nuevas tecnologías informáticas. Y fundamentalmente de convertir la información en conocimiento, llevando a cabo un proceso de aprendizaje hacia una dirección más racional.

Establecer una visión que implique lograr un nivel de competitividad de clase mundial, y esto es valido no solo para quienes estén pensando en exportar, dado que, en un mundo digital y globalizado, las fronteras se desvanecen.


Uno de los problemas que tiene este tipo de empresas en que, en el momento de implementar sistemas formales de información y control, se encuentra con las limitaciones de los estilos directivos de dirección. Históricamente en muchas de las empresas Pymes ellas se fue desarrollando un control por observación directa, donde prevalece la confianza en las personas y los vínculos familiares, en lugar de las capacidades y habilidades para el puesto.

El uso de herramientas formales de gestión resulta fundamental para crecer y globalizarse. Para concretar el cambio señalado existen determinadas herramientas. Una de ellas que es de la familia de sistemas de dirección por mediciones es la llamada “Tablero de Control”. Toda empresa puede realizar estas transformaciones, no son herramientas aplicables con exlusividad a las grandes compañías. Sin llegar a establecer en las Pymes de nuestra zona, una Contabilidad de Gestión Integral, se pueden tomar herramientas que esta nos propone, sin requerir esto un esfuerzo ni un costo extraordinario. El principal objetivo de los directivos de esta época debe ser proveer herramientas para ayudar a las empresas a pasar de lo operativo a lo estratégico. Corresponde La misión, objetivos e indicadores deberán poder concretarlos en un sistema para comunicarlos y alinear a todos los sectores de la organización.

No obstante cabe la aclaración de que en determinadas organizaciones no se logra incorporar estos conocimientos al proceso directivo por ser rechazados los mismos por la cultura de la empresa.

Es habitual que la información sea utilizada solamente para confeccionar informes para fuera de la empresa, siendo escasos los informes elaborados para su uso dentro de la misma.

Un ejemplo de fácil apreciación concierne al concepto de seguimiento de agregado de valor que representan diversos procesos, particularmente en empresas dedicadas a la producción. En realidad en cualquiera de las etapas a lo largo de un proceso, uno se debe preguntar si los procesos que se siguen incorporar el máximo valor con el mínimo costo. En cambio lo habitual para dar valor a los productos elaborados se acumulan e informa el costo de los inputs y no su valor. Por otra parte, los costos se mantienen en la contabilidad a lo largo de todo el proceso hasta que se produce la venta, cuando en verdad la venta no agrega valor.
Muchas empresas tienden a dar mas importancia a sus activos tangibles que a sus activos intangibles, aunque el valor que unos y otros representen esten cambiando aceleradamente a favor de los últimos.

En las herramientas de gestión no se encuentran restringidas por las normas contables generalmente aceptadas, toda vez que como dijimos su información está destinada al uso interno.

Concluímos reiterando el concepto de que la información y la manera en que esta se organiza y comunica es clave para toda empresa y su importancia seguirá incrementándose día a día. En primer lugar es necesario contar con información y posteriormente utilizarla al máximo, pues es la base para lograr una ventaja competitiva.

Así esta debe, entre otras cosas:
- Contribuir a mejorar la eficiencia operativa.
- Servir para medir la eficacia de los esfuerzos de marketing, permitiendo acercar la empresa a los clientes/
- Ser adecuada para planificar, con los múltiples beneficios que esto conlleva.
- Servir para mejorar todo el proceso de toma de decisiones.